Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

Luis Fernández Couñago, NIF/CIF 39489174Z, con domicilio en Praza Fonte do Mouro, 2, 2ºD, 36800 Redondela, Pontevedra. Puedes contactar en [email protected] para cualquier cuestión relativa a la protección de datos.

2. Dos roles distintos

Es importante distinguir dos situaciones:

• Datos de nuestros clientes (el alojamiento que contrata PEMESE y su personal): actuamos como responsable del tratamiento.
• Datos de los huéspedes introducidos por el cliente en la aplicación: actuamos como encargado del tratamiento. El responsable es el alojamiento, que decide qué datos trata y para qué. Nosotros los tratamos únicamente siguiendo sus instrucciones y conforme al artículo 28 del RGPD, en los términos del Acuerdo de encargo de tratamiento.

3. Datos que tratamos y para qué

• Cuenta de usuario (nombre, email, contraseña cifrada): para crear y mantener tu cuenta, autenticarte y darte soporte. Base legal: ejecución del contrato.
• Datos de la empresa y su actividad (alojamientos, habitaciones, tarifas, reservas): para prestar el servicio contratado. Base legal: ejecución del contrato.
• Datos de huéspedes (nombre, contacto, documento de identidad, nacionalidad y demás datos del check-in): tratados por cuenta del cliente para que este pueda gestionar sus reservas y cumplir sus obligaciones legales.
• Datos de cobro (importe, fecha, moneda, estado y un identificador de la operación): para cobrar la estancia, emitir la factura y atender devoluciones. Base legal: ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones fiscales. El número completo de la tarjeta no pasa por nuestros servidores: se introduce en Stripe, que es quien lo custodia. De la tarjeta guardamos la marca, los cuatro últimos dígitos y la fecha de caducidad, para poder decirte con cuál se te cobró y avisarte si está a punto de caducar.
• Registro de emails enviados: para poder acreditar el envío de confirmaciones y recordatorios. Base legal: interés legítimo en la trazabilidad del servicio.
• Registro de auditoría (qué se hizo dentro de la aplicación, quién y cuándo): para poder reconstruir un cambio y responder de él. Base legal: interés legítimo en la seguridad y la trazabilidad.
• Lista de supresión de correo: si una dirección rebota de forma permanente, o alguien marca como no deseado un correo que no era una oferta, dejamos de escribirle; si lo que marca es una oferta de un alojamiento, o pide no recibir más, dejamos de mandarle las ofertas de ese alojamiento y las de todos los demás de la misma empresa, sin dejar de mandarle los correos de sus reservas. Para poder cumplirlo guardamos una huella seudónima (HMAC con clave secreta) de la dirección, no la dirección: con la clave se puede comprobar si una dirección concreta está en la lista, pero no sacar de ella las direcciones. Base legal: interés legítimo en respetar esa señal y en no perjudicar la entrega del correo del resto de alojamientos que usan el servicio.
• Datos técnicos mínimos (registros de acceso y errores): para mantener la seguridad y el correcto funcionamiento. Base legal: interés legítimo.
• Reportes de fallos (lo que escribe quien reporta un fallo desde la aplicación, quién es y su rol, la pantalla en la que estaba, con su dirección sin los parámetros salvo los que dicen qué vista era, el idioma, el tamaño de pantalla, la versión y el último error que mostró la aplicación): para reproducir el fallo, arreglarlo y contestarte. Lo lee el equipo de PEMESE, no el alojamiento. Base legal: ejecución del contrato.
• Solicitudes de información (nombre, correo, teléfono, alojamiento, número de habitaciones, sistema actual, plazos, interés y lo que escribas en el mensaje): para atender tu consulta y, si procede, prepararte una oferta. Base legal: la aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado, cuando eres tú quien nos escribe por la web.
• Contactos que anotamos nosotros: si has hablado con nosotros por teléfono, nos hemos conocido en una feria o alguien nos ha dado tu nombre, podemos anotar esos mismos datos sin que los hayas rellenado tú. En ese caso los datos no los has dado tú, así que te diremos de dónde han salido y para qué los tenemos a más tardar en la primera vez que nos pongamos en contacto contigo, conforme al artículo 14 del RGPD. Base legal: nuestro interés legítimo en dar a conocer el servicio a alojamientos que pueden necesitarlo, ponderado con el hecho de que solo se anotan datos profesionales y de contacto, nunca ajenos a esa actividad, y de que puedes oponerte y borrarlos con una línea. Si te opones, la fila se elimina.

4. Documentos de identidad: no guardamos imágenes

El parte de entrada recoge los datos del documento —tipo, número y número de soporte—, porque el Real Decreto 933/2021 obliga al alojamiento a registrarlos. No se sube ni se almacena ninguna fotografía ni copia del documento, ni del huésped ni de sus acompañantes. Es una decisión de diseño y no una configuración: no existe ningún archivo de imágenes de identidad que se pueda filtrar, perder o quedar olvidado.

5. Destinatarios y encargados

No vendemos ni cedemos datos a terceros. Para prestar el servicio nos apoyamos en los siguientes proveedores, todos ellos con garantías adecuadas y, con los que tratan datos por nuestra cuenta, con acuerdo de encargo de tratamiento:

• OVHcloud — servidor donde se ejecutan la aplicación y la base de datos, en Gravelines (Francia, Unión Europea).
• Cloudflare — almacenamiento de las fotografías que sube el alojamiento, de las copias de seguridad de la base de datos y del registro de auditoría archivado, todo ello en jurisdicción de la Unión Europea; y red de entrega.
• Resend — envío de correo: el transaccional (confirmaciones, recordatorios, invitaciones) y, por cuenta de cada alojamiento, el comercial a quien ya fue su cliente (el de después de la estancia y sus ofertas).
• Stripe — cobros y suscripciones. El número completo de la tarjeta se introduce directamente en Stripe y no pasa por nuestros servidores: conservamos el importe, la fecha, un identificador de la operación y, de la tarjeta, la marca, los cuatro últimos dígitos y la fecha de caducidad, para poder decirte con cuál se te cobró y avisarte si está a punto de caducar. Puede tratar estos datos en Estados Unidos: ver más abajo.
• Aiosell — canal de distribución, cuando el alojamiento lo contrata y mientras siga enlazado con él. No le enviamos datos de huésped: le mandamos disponibilidad, precios y restricciones. La reserva llega de ellos, porque se la dio el portal donde se compró. Su sede está en la India, y su infraestructura, en la India y en Estados Unidos: esa transferencia internacional solo existe si el alojamiento contrata ese módulo, y dura mientras siga enlazado.
• Apple — buzones de contacto y soporte del dominio, bajo las condiciones de iCloud+. Tratan los mensajes que nos escribes a esas direcciones, incluidas las solicitudes de derechos, y los avisos internos que generan el formulario de contacto y cada reporte de fallo; el de un reporte de fallo, sin lo que se escribió en él ni los identificadores que lleve la dirección de la pantalla. No acceden a los datos que los alojamientos introducen en la aplicación, y no les enviamos datos de huéspedes. Al prestarse bajo condiciones de consumo, este servicio no cuenta con acuerdo de encargo de tratamiento; por eso lo que llega a esos buzones se limita a la correspondencia.

Administraciones públicas, cuando la ley lo exige: los datos del parte de viajeros se comunican al Ministerio del Interior a través de SES.Hospedajes, y los registros de facturación a la Agencia Tributaria, en los dos casos por cuenta del alojamiento y porque una norma se lo impone a él. Y proveedores de vigilancia técnica —healthchecks.io y Better Stack— que reciben si una tarea terminó bien y si el sitio responde: señales de funcionamiento, sin ningún dato de huésped ni de cliente dentro.

El servidor, la base de datos, el almacenamiento de las fotografías y el envío de correo se prestan dentro de la Unión Europea. Fuera del Espacio Económico Europeo hay dos transferencias. Stripe puede tratar en Estados Unidos los datos de los cobros, con las garantías de su propio acuerdo de tratamiento de datos: el marco de privacidad de datos UE-EE. UU., en el que está certificada, y las cláusulas contractuales tipo. Y la de Aiosell, en la India y en Estados Unidos, que solo se produciría si el alojamiento contratara el módulo de canal de distribución. Esa transferencia necesita el amparo de las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea y de la evaluación de las garantías del país de destino: a fecha de esta revisión ambas están pendientes de firma, así que ese módulo no está activo para ningún alojamiento y hoy ningún dato de huésped sale del Espacio Económico Europeo por esa vía. No se activará para nadie antes de tenerlas, y una vez firmadas podrás pedirnos copia de ambas escribiendo a [email protected].

6. Plazos de conservación

Los plazos están aplicados por el propio sistema, que los cumple solo: no dependen de que alguien se acuerde de borrar. Respecto de los datos de huéspedes —donde actuamos como encargado— son los que el sistema aplica por defecto y forman parte del acuerdo de encargo de tratamiento con el alojamiento.

• Datos de la cuenta: mientras la relación esté vigente y, tras la baja, el tiempo necesario para atender responsabilidades legales.
• Fichas de huésped: tres años desde que termina su última estancia —como titular, como acompañante o en un servicio contratado, como un banquete—, que es el plazo del Real Decreto 933/2021 para el registro de viajeros; una ficha que nunca tuvo ninguna, tres años desde que se creó. Cumplido el plazo se anonimizan automáticamente: desaparecen el nombre, el documento, la dirección y el contacto, y solo quedan datos que no identifican a nadie —país, nacionalidad, idioma y fechas— para las estadísticas del alojamiento. Con la ficha, y a la vez, se vacía lo que se escribió de esa persona en otros sitios: los datos de sus acompañantes en el check-in, las notas y los avisos de sus reservas, las notas de sus servicios y los avisos de su ficha, la copia de sus partes de viajeros, lo que opinó del alojamiento —una queja, una sugerencia o un halago— con lo que se hizo al respecto, y las tareas que hablaban de ella, con sus comentarios.
• Registro de envíos de correo (destinatario, plantilla y si salió; nunca el contenido del mensaje): 24 meses.
• Registro de auditoría: 3 meses en la base de datos y, después, archivado —24 meses lo que afecta a permisos, seguridad y dinero; 12 meses el resto—.
• Registros técnicos de la aplicación (los de acceso y de errores de los cuatro contenedores en los que corre el servicio: los dos de la aplicación, el del servidor web y el de las tareas programadas): no tienen un plazo en días, sino un tope de tamaño: unos 50 MB por cada contenedor, y al llenarse se descarta lo más antiguo. Cuántos días caben en ese tope depende sobre todo del tráfico, así que no podemos dar una cifra: con poco tráfico pueden ser meses. En el registro de cada acceso, también cuando la petición falla, no quedan las cookies, los testigos de los enlaces personales ni la página de procedencia.
• Huellas de la lista de supresión: indefinidamente. Es la única forma de no volver a escribir a quien rebotó o se quejó, ni a mandarle ofertas a quien las rechazó; olvidarlo sería volver a molestarle.
• Oposición a las ofertas de un alojamiento (una huella seudónima del correo —HMAC con clave secreta—, en qué alojamiento se le ofreció oponerse o se opuso, si se opuso, cuándo, por dónde y la huella del texto que vio; no se guarda su ficha): mientras la empresa siga siendo cliente, aunque la ficha del huésped se anonimice o se borre, y hasta que se purgue tras su baja. Es la prueba de que se le ofreció oponerse y de que se respetó su oposición, que frena las ofertas de todos los alojamientos de la misma empresa; la oposición, además, queda en la lista de supresión.
• Fotografías de incidencias y limpiezas: 30 días.
• Reportes de fallos: 12 meses desde que se cierran y, si nunca se cierran, 24 meses desde que se mandaron. Con la baja del alojamiento se suprimen antes, en su purga.
• Copias de seguridad: 30 días. Una copia guarda los datos tal y como estaban ese día, así que una supresión puede tardar ese plazo en desaparecer de todas partes.
• Facturación: los libros y registros de facturación, y los cobros y la caja que los justifican, se conservan durante los plazos que exige la normativa fiscal, y quedan fuera de cualquier borrado automático.
• Datos de un alojamiento que se da de baja: el día de la baja se le mandan sus datos —reservas, huéspedes, folios, cobros, facturas, servicios y lo que el encargo enumera— y, a partir de los 60 días, se suprime todo lo que no es fiscal —huéspedes, reservas, el equipo, la oposición a las ofertas, el registro de actividad y lo demás—, salvo, de lo que guardamos como responsable, lo que tiene su propio plazo: la aceptación del contrato, las huellas de la lista de supresión, las solicitudes de información y las ofertas emitidas; las copias y los registros técnicos de la aplicación, en el plazo o el tope que se indica arriba. Lo fiscal se conserva como dice el punto anterior, y con ello, vaciado de lo que identifica a alguien, lo que una factura o un cobro señala: su reserva y su servicio, sin notas ni datos de la tarjeta, y el servicio con un nombre neutro; el huésped de esa reserva, anonimizado como a los tres años, y de la empresa cliente, el nombre, el NIF y la dirección que ya lleva la factura.
• Aceptación del contrato (quién aceptó las condiciones, su correo, cuándo y qué versión): mientras la relación esté vigente y después, durante el plazo de prescripción de las acciones derivadas del contrato. Es la prueba de que las condiciones se aceptaron, así que sobrevive a la baja de esa persona: si se da de baja, la fila conserva su correo y pierde el vínculo con su cuenta.
• Piloto automático del motor de oportunidades (quién lo encendió, cambió o apagó en cada tipo de habitación, su correo, cuándo y con qué versión de las condiciones): mientras la relación esté vigente, aunque se borre el alojamiento o el tipo de habitación. Es la prueba de que el cliente encargó que el programa aplicara medidas solo, así que sobrevive a la baja de esa persona: la fila conserva su correo y pierde el vínculo con su cuenta.
• Ofertas emitidas: cuatro años desde su emisión, que es el plazo de prescripción de las acciones personales. Guardan el texto exacto que se mandó, que es la prueba de qué se ofreció.
• Copia del parte de viajeros en la cola de envío: 90 días desde que se comunicó o, si no llegó a comunicarse, desde que entró en la cola. El registro que la ley obliga a conservar es el del alojamiento, no la copia que hacemos para empujarla por la API.
• Solicitudes de información: 12 meses desde el último contacto —la fecha en que se atendió, o la de entrada si nadie la atendió—, y entonces se borran solas. Contratar no las prolonga: a partir de ahí la relación vive en los datos de la cuenta y la solicitud ya no aporta nada.

7. Tus derechos

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad escribiendo a [email protected], indicando el derecho que ejercitas y acreditando tu identidad. Si eres huésped de un alojamiento, dirige tu solicitud al propio alojamiento, que es el responsable; nosotros le daremos traslado si la recibimos.

También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si consideras que el tratamiento no se ajusta a la normativa.

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos: cifrado en tránsito, aislamiento de los datos de cada cliente —cada consulta va filtrada por su empresa, y hay comprobaciones automáticas que no dejan subir código que se salte esa regla—, control de permisos por rol y registro de accesos. Ningún sistema es infalible, pero revisamos periódicamente estas medidas.

9. Cambios

Si modificamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página y, si los cambios son relevantes, te avisaremos por email.