¿Qué es la cuenta del huésped?
El detalle de lo que debe: noches, extras y tasa turística. La factura se emite a partir de ella, así que un cambio de fechas o de precio se refleja solo.
Una reserva puede tener varias cuentas —la empresa paga el alojamiento y el huésped sus consumiciones— y los cargos se mueven de una a otra. Un grupo lleva una sola, la del grupo, con los cargos de cada habitación dentro y con su nombre.
Los cobros también se reparten: «Fraccionar» pide cuánto va a cada cuenta, tiene que sumar el cobro exacto, y la que no lleva nada se deja en blanco. Si solo una lleva importe, el cobro entero pasa a ella, que es como se arregla el que se apuntó en la cuenta que no era. Lo que no deja es quitarle el cobro a una factura ya emitida que cuenta con él: esa se rectifica antes.
¿Qué queda en la cuenta si se cancela una reserva?
Las noches y la tasa turística salen de la cuenta, porque no se van a dormir, y entra una línea «Penalización por cancelación» con lo que fijen las condiciones que se aceptaron al reservar, no las que tengas hoy. Si se podía cancelar gratis, no entra ninguna.
Con un no presentado pasa lo mismo: la línea es «Penalización por no presentarse», y cuenta como una cancelación sin ninguna antelación, que es el tramo más estricto de la política. En un grupo solo sale de la cuenta la habitación cancelada; las demás siguen como estaban.
No llevan penalización la reserva de un portal, que va con las condiciones del portal y se liquida con él, ni la que cancela el propio programa porque no se pagó a tiempo o no tenía garantía. Y si se deshace la cancelación, las noches vuelven a la cuenta al precio que se pactó.
La penalización se factura como cualquier otro cargo. Y si la reserva ya estaba facturada, cancelarla no le toca la cuenta: una factura emitida solo se corrige con una rectificativa.
¿Puedo corregir una factura ya emitida?
No, y es a propósito: la ley no permite modificarla. Se emite una rectificativa, que va en su propia serie y con los importes en negativo.
Que no se pueda tocar es justo lo que hace que la factura valga como documento. Un programa que te dejara editarla te estaría poniendo en un problema, no ahorrándote uno.
¿Por qué se salta un número de factura?
No debería. La numeración es correlativa y sin huecos por serie, y el número se reserva en la misma operación que crea la factura, así que no queda un hueco si algo falla después.
Hay un informe que recorre la serie entera y avisa si encontrase un salto.
¿Cómo encuentro una factura, o lo que queda por cobrar?
En Facturas y caja. Las facturas se buscan por número o por el nombre del cliente —sin preocuparte de tildes ni de mayúsculas—, entre dos fechas de emisión y por total, y salen de veinticinco en veinticinco. El total va con su signo: una rectificativa resta, así que «Total desde» 100 la deja fuera.
Lo cargado que todavía no es factura está en «Cuentas abiertas»: primero quien ya se ha ido y, de cada lado, lo que más se debe. Pulsando una columna —cliente, salida, cargos, cobrado o pendiente— se ordena por ella, y pulsándola otra vez, al revés. Lo facturado sin cobrar está en «Pendientes de cobro», con lo vencido primero, y la búsqueda no lo esconde: es lo que queda por hacer, y una fecha de emisión no puede tapar una factura vencida.
¿Cómo cobro al huésped?
Con Stripe: enlace de pago, depósito al reservar o tarjeta en garantía sin cobrar nada. También puedes registrar cobros en efectivo o por transferencia.
El dinero entra en tu cuenta de Stripe, no en la nuestra.
La fianza por desperfectos es una retención y no un cobro: si no hay nada que descontar, se libera entera.
¿Cómo se lleva la caja del turno?
Se abre con su fondo, se apuntan los movimientos en metálico y se cierra con un arqueo.
Si lo contado no cuadra con lo apuntado, el descuadre se guarda con su importe. No se puede cerrar fingiendo que cuadra.
Al abrirla, el programa propone como fondo lo que quedó en el cajón en el último cierre: lo contado menos lo retirado al banco, con quién la cerró y cuándo. Se puede cambiar, pero queda apuntado, porque el dinero que aparece o desaparece entre dos turnos es justo el que nadie ha contado.
Un arqueo mal tecleado se corrige con «Corregir el arqueo»: solo el último cierre, solo hasta que se abre el turno siguiente, y lo hace quien la cerró o la dirección, diciendo por qué. Lo de antes no se borra: el informe de turnos lo marca como rectificado y el registro guarda quién, cuándo y por qué. Un cobro de un turno ya cerrado tampoco se borra, porque cambiaría un arqueo hecho: se compensa con un cobro en negativo en el turno abierto.
Trabajo con empresas que pagan a fin de mes. ¿Se puede?
Con el módulo de empresas. Das de alta la empresa o la agencia con su CIF, le pones precios pactados y esas estancias se acumulan en su cuenta en vez de cobrarse al salir.
A fin de mes sale una factura con todo, a su nombre, y un informe de lo que te produce cada una.